Onboarding Plan

Rhythmen & Routinen

Wiederkehrende Aufgaben, Termine und Ablaeufe.

• Nimm täglich am 'evival daily' Meeting teil (in Kalender: meist 07:15–07:30, ab Ende Oktober in den Exports 08:15–08:30) und verwende die angegebenen Microsoft‑Teams‑Links/IDs.
• Nimm an den regelmäßigen 'Team‑Besprechung' Terminen teil (07:30–08:30 bzw. in späteren Einträgen 08:30–09:30) und prüfe die Agenda vor dem Termin.
• Täglich Posteingang priorisieren: Servicefälle (Stichwort: 'Anmeldung wird nach der Synchronisierung abgebrochen') sofort markieren und Rückruffenster einhalten, Leads aus Webformularen nach PLZ zuordnen und innerhalb eines Arbeitstags weiterleiten.
• Bei eingehenden Verlängerungsanfragen (Vertragsnummern beginnen mit V-) umgehend Laufzeit, Kündigungsfrist und gewünschte Tarifwechsel prüfen und die regionale Zuständigkeit klären.
• Lerne die PLZ‑Regionstabelle (01000–29999 Nord, 30000–49999 West, 50000–79999 Süd, 80000–99999 Ost) und lege sie als schnelles Nachschlageblatt ab.
• Lies täglich Mails nach dem Standardprozess: Kategorie bestimmen, Kunde/Partner/Produkt/Region/Vorgang identifizieren und Spam sofort löschen.
• Suche bei jeder Anfrage zuerst nach bestehenden Threads und früheren Angeboten, bevor du antwortest oder weiterleitest.
• Täglich den Inside‑Sales‑Eingang bei Maria Vogt prüfen, Kontext ergänzen, einfache Anfragen beantworten, Spam löschen und Weiterleitungen auslösen.
• Nimm Tobias Kern (NordOffice) als ersten Ansprechpartner für Preis‑ und Lieferfragen und speichere seine Kontaktdaten zentral ab.
• Bestätige vor jeder Weitergabe von Preisen an Kunden schriftlich bei NordOffice, ob Sammelbestellungen ab 1.500 € versandkostenfrei sind und ob Staffel- oder Sonderpreise gelten.
• Bei jedem Angebot niemals Preisangaben aus alten Mails übernehmen, stattdessen immer Gültigkeitsdatum, Kundensegment, Staffel, Laufzeit, Lieferkosten und einmalige Einrichtung prüfen und dokumentieren.
• Vor Nutzung der großen CSV‑Anhänge das Schema und die enthaltenen Tabellen prüfen und Quelle/Datum für Listenpreise, A+-/B‑Konditionen, PLZ-/gewichtsbasierten Versand, Kundenbestand, Zahlungsziele sowie Bestellhistorie/Lieferstatus notieren.
• Bei Erstkontakten sowie bei Rechnungs‑ und Vertragsthemen standardmäßig 'Sie' verwenden; 'Du' nur bei Tobias Kern, bekannten Bestandskunden oder wenn der Gesprächspartner ausdrücklich geduzt wird.
• Bei Formulierungen wie 'wie telefonisch besprochen' sofort den gleichen Mail‑Thread auf die vorherige Mail/Telefonnotiz prüfen und diese Information in der Antwort referenzieren.
• Beim Erstellen von Angeboten oder Bestellungen immer das Gültigkeitsdatum der Preisliste prüfen und bei widersprüchlichen Quellen die neuere Quelle priorisieren.
• Lieferkosten vor Auftrag verbindlich kalkulieren – dabei PLZ, Gewicht, gewählter Partner und ob es sich um eine Sammelbestellung handelt berücksichtigen.
• A+-Konditionen niemals automatisch anwenden; Kundendokumentation/Vertrag prüfen und eine schriftliche Freigabe einholen, bevor diese Konditionen genutzt werden.
• Bei Kunden mit mehreren Standorten gilt die im Vorgang genannte Lieferadresse als maßgeblich für Preis- und Versandentscheidungen.
• Merke dir die PLZ‑Zuordnung: Nord 01000–29999 (Stefan Krüger), West 30000–49999 (Daniel Schubert), Süd 50000–79999 (Nina Feldmann), Ost 80000–99999 (Paula Lehmann); prüfe bei jedem neuen Lead zuerst die fünfstellige PLZ.
• Vor der Übernahme eines Preises niemals einen alten Mailwert blind verwenden, sondern Gültigkeitsdatum, Kundensegment, Staffel, Laufzeit, Lieferkosten und einmalige Einrichtung aus der Originalquelle prüfen und dokumentieren.
• Zu jedem Angebot alle zugehörigen CSV-Anhänge (Listenpreise, A+/B-Konditionen, PLZ-/Gewichts-Versand, Kundenbestand/Zahlungsziele, Bestellhistorie/Lieferstatus) herunterladen, zentral ablegen und mit dem Angebots-PDF verknüpfen.
• Täglich den Eingang bei Maria Vogt prüfen, Kontext ergänzen, Spam löschen und Anfragen entweder beantworten oder weiterleiten.
• Vor dem Weiterleiten an Vertrieb oder Fachabteilungen kurz relevante Hintergrundinfos in die Nachricht ergänzen (Kunde, Produkt, Dringlichkeit).
• Richte eine Routine ein, die beim Angebot die Gültigkeitsdaten der Preislisten prüft und stets die aktuellste Quelle verwendet.
• Kontrolliere bei Aufträgen die im Vorgang genannte Lieferadresse, besonders bei Kunden mit mehreren Standorten.

Netzwerk & Ansprechpartner

Wichtige interne und externe Kontakte.

• Stelle dich bei den regelmäßigen Teilnehmern vor: Alexander Gehring, David Anton, Maria Klemm, Sebastian Schmälzle, Artur Zigel und Alexander Peil.
• Kontakte: Maria Vogt ist Postfachverantwortliche (Inside Sales & Postfachverwaltung), Tel. +49 211 9876 240, E-Mail support@evival.net; für technische Fälle zusätzlich Support@evival.net und das Engineering/Tech-Team einbinden.
• Merke dir die Ansprechpartner pro Region: Nord – Stefan Krüger, West – Daniel Schubert, Süd – Nina Feldmann, Ost – Paula Lehmann; kontaktiere sie bei Unklarheiten.
• Website‑Leads niemals direkt an Einkauf oder Technik weitergeben, sondern zuerst regionalen Vertrieb kontaktieren.
• Maria Vogt (Inside Sales) persönlich anrufen und Eskalations-/Weiterleitungsregeln sowie Kontaktwege klären.
• Kurzgespräche mit den Gebietsverantwortlichen führen: Stefan Krüger (Nord), Nina Feldmann (Süd), Daniel Schubert (West), Paula Lehmann (Ost) — aktuelle Prioritäten und offene Leads notieren.
• Merke dir die Partner: Papierwerk (Verbrauchsmaterial/Kataloge), TransLog Nord und Südkurier (Versand/Kosten), Cloudline (Hosting), SignalCom (Telefonie), Forma Office (Ausstattung) und Rechtex (Abrechnung/EDI).
• Anfragen an 'Tobias' (Tobias Kern) deuten oft auf NordOffice‑Sonderkonditionen hin; vor Zusagen Vertragskonditionen und mögliche Sondervereinbarungen prüfen.
• Speichere Kontaktdaten der regionalen Verantwortlichen (Stefan Krüger, Daniel Schubert, Nina Feldmann, Paula Lehmann) als primäre Ansprechpartner im Adressbuch/CRM.
• Klare Ansprechpartner festlegen: Pricing Owner für finale Preisfreigaben, Sales Ops/Vertrieb für Kundenkonditionen und Versandregeln sowie IT/Data-Team für CSV-Exports kontaktieren.
• IT-Support als ersten Ansprechpartner definieren, wenn CSV-Dateien zu groß sind oder Datenqualität/Exportprobleme auftreten.
• Merke dir die Vertriebs-Ansprechpartner und deren Regionen: Stefan Krüger (Nord), Nina Feldmann (Süd), Daniel Schubert (West), Paula Lehmann (Ost).
• Kontakt für Einkauf: Jonas Berg für Preislisten, Lieferantenanfragen und neue Ware; Kontakt für Logistik: Lena Hartwig für Liefertermine, Versand und Kosten.
• Fordere von Partnern schriftliche Bestätigungen ein und verlasse dich nicht auf höfliche mündliche Absprachen.

Tools & Zugaenge

Systeme, Werkzeuge und benoetigte Berechtigungen.

• Sichere dir Zugriff auf das Support‑Konto support@evival.net bzw. kläre mit IT, wie du Organizer‑/Bearbeitungsrechte für die bestehenden Outlook/Teams‑Meetings erhältst.
• Richte Outlook/CRM-Regeln ein, die Servicefehler, Webformular-Leads nach PLZ und E-Mails mit Abrechnungs-/Auftragskennzeichen (AU-, RE-, ANG-, TK-) automatisch kennzeichnen, um nichts zu übersehen.
• Zugang zum Ticket‑/Benutzer‑System bei Technik (Murat Aydin) anfordern und offene Tickets sichten.
• Öffne entity_directory.csv und das Manifest: dort stehen Kundenstatus, Region, PLZ, Betreuer und bisherige Vorgänge, verknüpft über die E‑Mail‑IDs.

Troubleshooting

Bekannte Probleme und bewaehrte Loesungswege.

• Wenn du Termine nicht bearbeiten kannst oder Organizer‑Rechte fehlen, melde dich bei IT/Support@evival.net und gib die betreffende Meeting‑ID an (z.B. 346 967 098 395 oder 379 998 366 100).
• Sammle sofort alle Fälle mit der Fehlermeldung 'Anmeldung wird nach der Synchronisierung abgebrochen' (z. B. SpreeWerk, Rheinbogen) inkl. betroffener Nutzerzahl und Kundenname und eskaliere gebündelt an Support/Engineering (Referenz TK-01377, wenn vorhanden).
• Bei unklarer PLZ oder mehreren Standorten zuerst Hauptstandort prüfen und danach die letzte bekannte Zuordnung heranziehen.
• Verknüpfe jede Nachricht mit der passenden Quelle im Wiki/Knowledge Graph, sonst geht kontextuelle Nachverfolgung verloren.
• Wenn Konditionen bei NordOffice nicht sofort bestätigt werden können, gib Kunden keine festen Preis‑ oder Versandzusagen, sondern ein voraussichtliches Angebot mit dem Hinweis auf finale Bestätigung.
• Werte aus Angebots‑PDFs nicht ungeprüft übernehmen, denn die PDFs können fiktive oder widersprüchliche Zahlen enthalten und müssen gegen die Originalquelle verifiziert werden.
• Bei unklarer PLZ oder mehreren Standorten zuerst Hauptstandort und zuletzt bekannte Zuordnung prüfen; wenn weiterhin unklar, den regionalen Ansprechpartner konsultieren.
• Liefertermine und Verfügbarkeiten niemals ohne Abgleich mit der Bestellhistorie und dem Lieferstatus aus den CSVs zusagen.
• Behandle Gesundheits-, Zahlungs- und Zugangsdaten niemals als echte Kundendaten und kennzeichne sie als synthetisch.

Historie & Kontext

Hintergruende, Entscheidungen und gewachsene Strukturen.

Offene Baustellen

Laufende Themen, die uebergeben werden muessen.

• Bei Oliver Brandt die anstehenden Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen abfragen und Termine in den Kalender eintragen.
• Klär sofort, welche Person/Team jeweils die autoritative Quelle für Listenpreise, A+/B‑Konditionen, Versandtabellen, Kundenstammdaten und Zahlungsziele verantwortet.