Routinen & Prozesse
Schritt-fuer-Schritt-Anleitungen fuer taegliche, woechentliche und quartalsweise Kernaufgaben – inklusive bekannter Workarounds.
- Taeglich: Salesforce-Pipeline pflegen und Opportunities aktualisieren.
- Freitags: Forecast fuer Martin Voss (VP Sales) aktualisieren und im Channel 'Deal Reviews DACH' posten.
- Quartalsweise: QBR pro A-Kunde (TechCorp, MediCare) – Business Case immer mit dem ROI_Calculator_Cloud.xlsx aus SharePoint /Templates.
- Jeden Freitag bis 12:00 Uhr den wöchentlichen Forecast im Teams‑Channel "Deal Reviews DACH" posten; zuvor alle Opportunities in Salesforce aktualisieren.
- Plane pro Abteilung zwei halbtägige Remote-Trainings und buche Termine mindestens vier Wochen im Voraus.
- Trage das S+ App Daily (morgens 07:15, Organisator: Philipp Tobisch) und die S+ App Nachmittags‑Session (12:00) in deinen Kalender ein und nimm täglich teil, bis du den Status kennst.
- Nimm am WG: Daily IT‑Web (Organisator: Florian Karl, 07:30) teil, um aktuelle IT‑Themen und Ansprechpartner kennenzulernen.
- Lege die 1:1 Weeklies mit Daria Kittner (08:00) und Luca Hajak (09:00), jeweils organisiert von Mark Czarnetzki, als feste Termine an und bitte Mark um Agenda/Prioritäten.
- Täglich das Schmitt+Sohn-Helpdesk-Board (ticket.intern.schmitt-aufzuege.com) prüfen und neue Tickets (z.B. 0204033, 0203997) innerhalb eines Arbeitstags zuordnen oder kommentieren.
- Microsoft‑Rechnung G169609625 und die OpenAI‑Abrechnung (Karte endet 2852) an die Buchhaltung weiterleiten und Zahlungsstatus klären.
- Tritt den regelmäßigen Meetings bei: S+ App Daily (07:15), S+ App Daily Nachmittags (12:00) sowie den Review & Planning-Terminen und markiere die Teams-Links im Kalender.
- Bestätige bzw. übernehme die bestehenden 1:1-Weeklies 'Daria Weekly' und 'Luca Weekly' und kläre ggf. alternative Zeiten mit Daria Kittner bzw. Luca Hajak.
- Täglich das Schmitt+Sohn-Helpdesk prüfen und neu zugewiesene/erwähnte Tickets (z.B. IDs aus den Mails) priorisieren und kommentieren.
- Das MemoWerk-Onboarding-Interview im Postfach öffnen, abschließen oder mit HR klären, dass der Prozess für Sie ausgefüllt ist.
- Monatlich Rechnungen und Abrechnungen prüfen (Microsoft-Rechnung, OpenAI-/Stripe-Buchungen) und Zahlungen/Abo-Zugänge zuordnen.
- Hetzner-Statusmeldungen abonnieren und bei Wartungs- oder Ausfallmeldungen sofort prüfen, ob Kundenseiten oder Dienste betroffen sind.
- Täglich das interne Helpdesk-Portal prüfen und neue Tickets priorisieren (aktuell: #204103 'Artikel doppelt gebucht' und #204090 'Telefon klingelt nur mehr einmal').
- Wöchentlich MxToolBox- und DMARC-Reports prüfen (Blacklist-/Zustellbarkeitswarnungen) und bei Auffälligkeiten IT/Security informieren.
- Nehme täglich am S+ App Daily (07:15, Organisator: Philipp Tobisch) und am S+ App Daily Nachmittags (12:00) teil; Links/Einladungen stehen im Kalender.
- Besuche das wöchentliche Review & Planning S+ App (dienstags 13:00, Organisator: Projekt - S+ App) zur Sprint-/Planungskoordination.
- Nimm am S+ App KeyUser Weekly (mittwochs 08:00, Organisator: Steve Scholze) teil, dort werden Fragen der Key-User geklärt und Rückmeldungen gesammelt.
- Setze die 1:1-Weeklies mit Daria (08:00) und Luca (09:00), die Mark Czarnetzki organisiert hat, fort oder kläre ggf. neue Zeiten.